内容
データベースまたは記録管理システムのプロジェクトは、顧客記録、在庫レベル、生徒の進捗、案件記録といった業務上重要なデータを保存・取得するための構造化された信頼できる仕組みを設計・構築するもので、散在したスプレッドシートを一つの信頼できる情報源に置き換えます。
対象
現在データが複数のスプレッドシート、共有文書、あるいは誰かの記憶に依存している事業者 — このような状況は事業の成長に伴い、必然的に記録の欠落・重複・矛盾を引き起こします。
含まれるもの
- 実際の業務の進め方に合わせて適切に設計されたデータベース構造
- スタッフが記録を追加・検索・更新できるシンプルなインターフェース
- 既存のスプレッドシートデータの丁寧で検証済みの移行
- 適切なアクセス権限管理で、正しい人が正しいデータを見られるように
- 必要な時にすぐ使えるシンプルなレポートやエクスポート機能
検討すべき点
現在のスプレッドシートの形式に合わせてデータベースを設計しようとする誘惑には注意しましょう — スプレッドシートには長年の手作業による回避策が積み重なっていることが多く、実際のデータの関係性を正しく反映した適切に正規化された構造の方が、古い習慣を再現するよりも長期的にはるかに時間を節約できます。